Cuando se acaba un período contable y al mismo tiempo comienza uno nuevo, es necesario preparar las bases de datos para hacer frente a esta nueva etapa, y para ello es necesario hacer algunos procedimientos:

 

·        Contabilidad y presupuestos: El sistema contable maneja “N” períodos en línea, pero para poder generar un nuevo período hay que realizar el procedimiento de Generación Nuevo Período Contable.

 

·        Cuentas corrientes Clientes y Proveedores: No se requiere hacer un proceso específico, dado que trabajan en función a lo definido en Contabilidad.

 

·        Recursos Humanos: Sólo se debe generar un nuevo mes de trabajo como cualquier mes del año, es decir no existe un proceso de cierre de año.

 

·        Inventario y Facturación: no requiere de un cierre de año, sino que al igual que todos los meses, se debe abrir un nuevo Mes de Trabajo.

 

·        Orden de Compra, Cotizaciones y Notas de Venta, Producción: No requieren de ningún proceso específico.

 

 

 

 

 

El objetivo principal de esta opción es generar un nuevo período contable con sus respectivos saldos de apertura, conservando el período actual, utilizando el mismo Plan de Cuentas y Tablas en general.

 

Importante: Antes de realizar el proceso de generación de período usted debe realizar un respaldo de la información, con el objetivo de prevenir un término anormal al generar el nuevo período, como por ejemplo un corte de energía u otro evento que interrumpa el proceso.  El respaldo se genera en menú empresa/ respaldo recuperación de base de datos).

Procedimientos para realizar respaldos, procedimiento para revisar casos especiales y muchos más en https://viaweb.softland.cl/

 

Una vez realizado el respaldo datos correspondiente, debe seleccionar la empresa en la cual generará la apertura del nuevo período, en Menú Procesos/ Generación y eliminación de período contable seleccione opción Generación de período Contable.

Al seleccionar esta opción el sistema mostrará un mensaje indicando que es necesario el respaldo previo. Si el respaldo ya fue realizado, puede continuar con el proceso confirmando su acción.

Posterior a este mensaje, el sistema solicitará asignar una cuenta contable para cada moneda donde dejará el resultado del ejercicio del período 2023.

 

En caso de que usted trabaje con otras monedas distintas de la moneda pesos Chilenos, deberá tener una cuenta de resultado para cada una de ellas con el atributo “Moneda Adicional” y asociado a su equivalente código de moneda.

 

 

Si no tiene creada una cuenta de resultado para cada moneda, usted debe crearla, la característica de la o las cuentas de resultados, debe ser de tipo patrimonio.

 

Una vez ingresada las cuentas donde quedará el resultado del año para cada moneda, usted deberá proceder con el proceso presionando el botón OK.

 

 

 

Una vez finalizado el proceso el sistema indicará “Proceso Finalizado”

 

Se debe recordar que el sistema de contabilidad trabaja con “N” períodos en línea, por lo tanto, aunque usted genere el período 2024 podrá seguir ingresando información en los períodos anteriores.

 

 

 

Es importante destacar que, una vez generado el período 2024 luego de cualquier modificación realizada en un período anterior a éste, se debe generar el Reproceso de Apertura para que el sistema actualice los saldos del nuevo período.

 

 

¿Por qué el sistema muestra la palabra Provisorio en los informes de Contabilidad y Presupuesto?

R: Porque se ha modificado algún comprobante del período anterior al actual, por lo que el sistema advierte que los saldos de apertura se encuentran desactualizados e indica que se debe ejecutar el proceso “Reproceso de aperturas” antes de solicitar el informe.

¿Qué es el proceso Reproceso de Aperturas?

R: El reproceso de aperturas es un proceso que se debe efectuar cada vez que se modifica uno o más comprobantes del período contable anterior al actual. En otras palabras, es un proceso que actualiza los saldos de apertura, respecto a cambios efectuados en el período anterior. Éste es un proceso de uso exclusivo lo que significa que no deben existir usuarios dentro de la base de datos, así se pondrá a actualizar todos los saldos de apertura de cada cuenta contable.

Al modificar y grabar un comprobante que corresponda al período anterior al actual, el sistema deplegará los siguientes mensajes:

 

¿Dónde se encuentra el reproceso de aperturas?

R: Opción Procesos-Generación y Eliminación Período Cont./ Reproceso de Aperturas.

 

 

 

Importante: Antes de realizar el reproceso de apertura, usted debe realizar un respaldo de la información, con el objetivo de prevenir un termino anormal al ejecutar este proceso, como por ejemplo un corte de energía o cuelgue del PC, etc... (el respaldo se genera en menú empresa/ respaldo recuperación de base de datos).

 

 

 

 

Teniendo todo en regla con respecto al respaldo de datos, el sistema solicitará una o las cuentas de resultados por cada moneda (Adicional) que usted maneje en el sistema para dejar el resultado del ejercicio en ella(s).

 

 

Una vez ingresada las cuentas donde quedará el resultado del año para cada moneda, usted deberá proceder con el proceso presionando el botón OK.

Importante: Las cuentas que ingresa en este proceso, son las mismas cuentas definidas para la generación de período, “No debe crear cuentas nuevas”

 

 

NOTA:

Dentro de la opción, el sistema tiene como apoyo una  que, al presionarla, mostrará la siguiente información:

 

 

 

Casos Especiales:

Caso 1:

Si usted quiere cerrar el año 2023 para poder comenzar a utilizar el 2024 y por alguna razón tiene los saldos de apertura de este año desactualizados, debera ejecutar el Reproceso de Aperturas así los dejará actualizados y podrá cerrar de forma consistente el periodo contable

 

Caso 2:

En el caso que usted modifique un período contable más antiguo que el anterior al actual; por ejemplo: período 2021, el sistema mostrará los mismos mensajes antes descritos, con la salvedad que deja a su elección como usuario, de efectuar el reproceso de aperturas desde el año modificado hacia delante o solo actualizar saldos del año modificado.

Lo recomendable es aplicar el reproceso de aperturas desde el año modificado hacia delante.